Una cotización puede tener cliente, productos, fecha y un total bien presentado sin ser todavía un pedido confirmado. Si tu equipo cuenta ese importe como una venta cerrada, o promete la entrega sin comprobar las existencias, puede estar tomando decisiones con información incompleta.
En Odoo, confirmar una cotización la convierte en una orden de venta. Ese cambio es importante, pero no demuestra por sí solo que la mercancía se haya entregado, que exista una factura emitida o que el dinero se haya cobrado. Para comprometer condiciones con un cliente, necesitas revisar cada parte del recorrido.
Esta guía se centra en el trabajo diario de ventas de productos físicos. El vendedor revisa el acuerdo con el cliente; almacén confirma qué puede preparar y qué salió; administración comprueba facturas y pagos. No necesitas encargarte de todas esas tareas para dar seguimiento al pedido: necesitas saber a quién consultar cuando falta información.
Qué representa cada documento o estado
La documentación de Ventas distingue la propuesta comercial del pedido confirmado. Para gestionar la operación, conviene mantener esa separación también frente a los pasos posteriores:
| Elemento | Qué permite comprobar | Qué no debes deducir solo por verlo |
|---|---|---|
| Cotización | Los productos y condiciones que propones al cliente. | Que el pedido ya esté confirmado o que pueda entregarse completo. |
| Orden de venta | Que la cotización pasó a pedido confirmado. | Que se haya entregado, facturado o cobrado todo. |
| Entrega registrada | Las cantidades que se registraron como entregadas. | Que una factura o un cobro estén completos. |
| Factura | El documento de facturación y su estado. | Que el cliente ya haya pagado. |
| Pago | La evidencia del importe pagado y su relación con la operación. | Que cualquier saldo restante esté liquidado o que toda la mercancía esté entregada. |
No es una secuencia rígida en la que el pago siempre sucede al final. Una empresa puede utilizar un anticipo o pago online para confirmar la operación, según su configuración. La regla práctica es distinta: comprueba el pago; no lo deduzcas del nombre del estado comercial.
Si el caso todavía está en calificación y seguimiento, conviene organizarlo en CRM. La oportunidad ayuda a gestionar la conversación comercial; la cotización concreta productos y condiciones. No son dos nombres para el mismo documento.
Qué revisar antes de confirmar una cotización
El botón de confirmación no sustituye la revisión del acuerdo. Antes de usarlo, comprueba cuatro grupos de datos.
Cliente y destino. Identifica correctamente a quién vendes, con quién acuerdas las condiciones y dónde debe llegar el pedido. Un contacto equivocado puede afectar tanto la comunicación como la preparación de la entrega. Ayuda mantener los datos del cliente centralizados en lugar de corregirlos de forma distinta en cada documento.
Productos y cantidades. Revisa referencias, variantes y unidades. No es lo mismo cotizar veinte piezas que veinte cajas, aunque la cifra sea la misma.
Precio y condiciones. Verifica importes, descuentos, impuestos aplicables, vigencia y condiciones de pago acordadas. Si la propuesta ya venció o cambió alguna condición, resuelve la diferencia con el cliente antes de tratarla como un compromiso vigente.
Fecha y alcance de entrega. Contrasta lo que solicita el cliente con lo que tu operación puede preparar. La cantidad física no basta si parte ya está comprometida, y una entrada prevista para después de la fecha solicitada no resuelve una entrega anterior. La guía para distinguir existencias y disponibilidad desarrolla esa revisión de cantidades y movimientos.
De la cotización al pedido: qué hace el vendedor
En Ventas, abre la cotización que estás atendiendo. El objetivo es revisar el acuerdo comercial y coordinar lo que todavía no puedes prometer, no cambiar la configuración de los productos.
- Revisa la propuesta. Comprueba cliente, direcciones y líneas: producto, cantidad, unidad y precio. Contrasta vigencia y condiciones de pago con lo acordado.
- Consulta el compromiso de entrega. Revisa la fecha y las condiciones del pedido; la documentación las sitúa en Otra información → Entrega. Confirma con almacén qué cantidad puede preparar y cuándo. Si no tienes acceso a sus datos, pide esa confirmación al responsable: la cantidad escrita en la cotización no acredita disponibilidad.
- Aclara las condiciones de facturación. Pregunta a administración si el producto se factura por cantidades pedidas o entregadas y cómo se tratará un anticipo, si existe. No cambies la política del producto para conseguir que aparezca una cantidad facturable.
- Resuelve diferencias con el cliente antes de confirmar. Si hay una parcialidad o un cambio de fecha, deja acordadas las condiciones. La persona encargada de confirmar pedidos en tu empresa realiza esa acción; si no es parte de tu función, entrega la cotización revisada al responsable.
- Da seguimiento al pedido resultante. Contrasta lo pedido con lo que almacén registra como entregado. Solicita a administración la situación de las facturas y pagos cuando necesites informar al cliente; no la deduzcas del estado comercial.
Si falta una opción o no puedes consultar un documento necesario para tu tarea, comunica la referencia al responsable o al administrador. No necesitas solicitar acceso a ajustes para resolver una duda comercial.
Un pedido de veinte piezas que no puedes entregar completo el viernes
Este ejemplo es ilustrativo; no crees pedidos ni alteres datos reales para reproducirlo.
Imagina que un cliente solicita veinte piezas para el viernes. El vendedor prepara la cotización con esa cantidad y esa fecha. Al revisar la operación, encuentra doce piezas libres para ese compromiso y una entrada prevista de ocho para el lunes siguiente.
La cotización sigue mostrando veinte. Confirmarla no hace que las ocho pendientes lleguen antes ni libera mercancía comprometida con otros clientes.
Antes de confirmar, el vendedor consulta al responsable de almacén y acuerda con el cliente una de las opciones que la operación pueda sostener: cambiar la fecha de todo el pedido o aceptar doce piezas el viernes y ocho después, sujetas a verificar la recepción prevista. También podría necesitar buscar otra solución si la entrega parcial no le sirve al cliente.
El paso importante es que la excepción quede resuelta y las condiciones se reflejen en el pedido. No basta con explicar la diferencia por teléfono y dejar en el documento una fecha que nadie puede cumplir.
Supón que se acuerda una entrega parcial y, posteriormente, se registran doce piezas entregadas. En ese momento hay tres cantidades distintas que revisar: veinte pedidas, doce entregadas y ocho pendientes. En el seguimiento, el vendedor contrasta las cantidades con almacén y pide a administración que confirme qué corresponde facturar según la política del producto y lo ya facturado; un anticipo debe tratarse por separado. El saldo por cobrar dependerá de las facturas y pagos correspondientes. Ninguna de esas cifras debe completarse por suposición.
Qué cambia según la política de facturación
Odoo distingue la facturación por cantidades pedidas y por cantidades entregadas. La política de facturación debe corresponder al acuerdo comercial y al proceso de la empresa, no elegirse solo porque facilita crear un documento.
- Por cantidades pedidas: permite crear la factura a partir del pedido confirmado sin esperar a que toda la mercancía se haya entregado. La factura sigue siendo un paso que debes revisar; confirmar no demuestra que ya esté emitida o pagada.
- Por cantidades entregadas: para la facturación ordinaria de esas cantidades, primero debe existir entrega registrada. En el ejemplo, si se han entregado doce y no se ha facturado antes esa entrega, esa cantidad constituye la base que revisarías, no las veinte pedidas como si ya hubieran salido.
Para saber qué aplica a una venta, pide a administración que confirme la política del producto concreto. No des por hecho que todos los productos se facturan igual. Si esa política no corresponde al proceso acordado, solicita una revisión al administrador o a Nébula antes de emitir documentos; el vendedor no necesita modificarla para seguir el pedido.
Los anticipos requieren su tratamiento correspondiente: no conviertas la política por cantidades entregadas en la afirmación de que nunca puede recibirse dinero antes de entregar. Tampoco supongas que elegir una política activa por sí solo la facturación automática o conecta un proveedor de pagos.
Cómo cerrar la revisión sin confundir pedido y cobro
Después de confirmar, sigue comprobando el avance real. ¿Se preparó lo acordado? ¿La entrega registrada coincide con lo que salió? ¿La factura corresponde a la política y cantidades aplicables? ¿El pago identificado cubre lo exigible o deja un saldo?
Una diferencia entre pedido y entrega puede ser normal si acordaste una parcialidad. Se convierte en un problema de control cuando nadie sabe por qué existe o cuándo se resolverá. Lo mismo ocurre con una factura pendiente de pago: no se resuelve porque el pedido comercial figure confirmado.
Si encuentras una diferencia, comunícala con la referencia del pedido y lo que falta por aclarar: disponibilidad a almacén, condiciones al responsable comercial, facturación o cobro a administración. Cuando el problema se repita o dependa de accesos y configuración, pide ayuda al administrador o a Nébula. La guía para planear una implementación de Odoo permite ordenar un cambio de proceso con responsables definidos, sin convertir al vendedor en administrador del sistema.
Una venta bien comprometida tiene condiciones acordadas y evidencia en cada paso. La confirmación del pedido es un punto del recorrido, no una prueba de que la entrega, la factura y el cobro ya estén resueltos.
Revisa tu flujo de ventas con Nébula
¿Cotizas sin visibilidad de lo que puedes entregar? Cuéntanos tu empresa, tu versión de Odoo si ya lo usas y dónde se rompe el flujo entre ventas, almacén y facturación. Deja un correo o teléfono válido para contactarte. Podemos revisar una instalación existente o ayudarte a definir el proceso si todavía no usas Odoo.
Para revisar tu flujo de ventas, elige según tu situación: implementar Odoo en mi empresa o revisar el Odoo que ya utilizamos.