Firmar contratos, autorizaciones o acuerdos suele implicar imprimir documentos, escanearlos, enviarlos por correo y esperar respuestas. Este proceso no solo es lento, también genera costos innecesarios y retrasa operaciones importantes.
El módulo de Firma Electrónica (Sign) de Odoo permite enviar documentos a firmar de forma digital, agilizando los procesos y eliminando por completo el uso de papel, el mismo tipo de digitalización que buscamos al convertir documentos sueltos en registros organizados dentro de Odoo.
Por ejemplo: una empresa que contrata a 5 personas al mes normalmente imprime cada contrato, lo firma en persona o lo manda escaneado por correo, y luego alguien tiene que guardarlo en la carpeta correcta. Con Firma Electrónica, el contrato se envío, se envía, se firma desde el celular del nuevo colaborador y queda guardado automáticamente en su expediente, sin imprimir una sola hoja.
1. Entrar al módulo de Firma
Desde el menú principal de Odoo se accede al módulo de Firma, donde se gestionan todos los documentos pendientes y firmados.
2. Subir el documento PDF
Se carga el documento que se desea firmar, como contratos, acuerdos o autorizaciones, directamente en formato PDF.
3. Colocar los campos de firma
Odoo permite definir exactamente dónde debe firmar cada persona, colocando campos de firma, fecha o texto sobre el documento.
4. Enviar el documento por correo
Una vez configurado, el documento se envía por correo electrónico al firmante. No es necesario crear cuentas ni instalar aplicaciones adicionales.
¿Cuántos contratos o autorizaciones sigue imprimiendo tu equipo cada mes?
5. El cliente firma desde su dispositivo
El firmante puede revisar y firmar el documento desde su celular, tablet o computadora, de forma rápida y segura.
6. Documento firmado automáticamente
Cuando el documento es firmado, Odoo lo registra automáticamente como completado y guarda el archivo con validez legal.
7. Proceso legal rápido y 100% digital
Todo el proceso queda documentado dentro del sistema, permitiendo tener control, trazabilidad y acceso inmediato a los archivos firmados.
Con Odoo Sign, las empresas pueden acelerar sus procesos legales y administrativos, reducir costos y mejorar la experiencia tanto del equipo interno como de sus clientes.
En Nebula Consultoría, ayudamos a las empresas en México a implementar Odoo para digitalizar procesos como la firma de documentos, haciendo que sean más rápidos, seguros y eficientes. Si quieres eliminar el papel de tus procesos de firma, nuestro equipo puede apoyarte en la configuración del módulo de Firma Electrónica.